ریسک نیروی انسانی چیست؟ | چالش‌ها و راهکارهای مدیریت در سازمان‌ها

به گزارش شهر بورس، ریسک نیروی انسانی (Human Risk) به احتمال وقوع زیان‌های مالی، عملیاتی یا اعتباری ناشی از عملکرد، تصمیم‌گیری، یا رفتار کارکنان در یک سازمان اشاره دارد. این نوع ریسک یکی از پیچیده‌ترین و پراهمیت‌ترین انواع ریسک‌ها در مدیریت سازمانی است، زیرا به طور مستقیم به نیروی انسانی، که ارزشمندترین دارایی یک سازمان است، مرتبط می‌شود. در این مقاله آموزشی به تعریف ریسک نیروی انسانی می پردازیم.

ریسک نیروی انسانی چیست؟

به زبان ساده، ریسک نیروی انسانی زمانی رخ می‌دهد که خطاها، تصمیمات اشتباه، رفتارهای غیرحرفه‌ای یا حتی ترک سازمان توسط کارکنان، به عملیات و اهداف سازمان آسیب وارد کند. این موضوع می‌تواند در سطوح مختلفی از سازمان، از کارکنان خط مقدم گرفته تا مدیران ارشد، رخ دهد.

مثال:

تصور کنید یک رستوران موفق دارید و سرآشپز اصلی شما به هر دلیلی تصمیم به ترک کار می‌گیرد. از آنجا که هیچ برنامه جانشینی یا مستندسازی برای منوها وجود ندارد، فرآیند پخت غذا مختل می‌شود و مشتری‌ها ناراضی می‌شوند. این یک نمونه روشن از ریسک نیروی انسانی است که می‌تواند مستقیماً به اعتبار و درآمد کسب‌وکار شما ضربه بزند.

خبر مرتبط

کاهش سود نرخ گواهی سپرده ۳۰ درصدی به ۲۵ درصد!

بانک مرکزی اعلام کرد که از 11 بهمن 1403، نرخ سود گواهی سپرده ویژه از 30 درصد به 25 درصد کاهش می‌یابد، درحالی‌که صندوق‌های درآمد ثابت سود بالاتری ارائه می‌دهند.

چرا ریسک نیروی انسانی مهم است؟

ریسک نیروی انسانی تأثیر مستقیم بر بهره‌وری، عملکرد و اعتبار سازمان دارد. این ریسک گاهی ممکن است با ریسک عملیاتی (Operational Risk) نیز همراه باشد، زیرا مشکلات یا تصمیمات انسانی می‌تواند به اختلال در فرایندهای سازمانی منجر شود. در ادامه به برخی از دلایل اهمیت این ریسک اشاره می‌کنیم:

• کاهش بهره‌وری: عملکرد ناکافی کارکنان یا اشتباهات آن‌ها می‌تواند منجر به کاهش بازدهی سازمان شود.
• زیان مالی: رفتارهای غیرحرفه‌ای یا تصمیمات اشتباه کارکنان می‌تواند هزینه‌های سنگینی به سازمان تحمیل کند.
• آسیب به اعتبار سازمان: رفتارهای نادرست یا افشای اطلاعات حساس می‌تواند اعتماد مشتریان و اعتبار برند را کاهش دهد.
• افزایش هزینه‌های جذب و آموزش: خروج کارکنان کلیدی می‌تواند هزینه‌های جایگزینی و آموزش نیروهای جدید را افزایش دهد.

مثال:

در یک بانک، یک کارمند بخش اعتبارات به دلیل اشتباه در محاسبه سود وام، شرایط نامناسبی را برای مشتری ایجاد می‌کند که در نهایت منجر به شکایت مشتری و آسیب به اعتبار بانک می‌شود.

عوامل مؤثر بر ریسک نیروی انسانی

1. آموزش ناکافی: عدم ارائه آموزش‌های لازم به کارکنان می‌تواند منجر به اشتباهات یا عملکرد ضعیف شود.
2. فرسودگی شغلی: فشار کاری بالا یا مدیریت نادرست می‌تواند باعث کاهش انگیزه و بهره‌وری کارکنان شود.
3. عدم تطابق فرهنگی: کارکنانی که با فرهنگ سازمانی سازگار نیستند، ممکن است مشکلاتی در تیم‌ها یا پروژه‌ها ایجاد کنند.
4. ترک ناگهانی کارکنان کلیدی: از دست دادن کارکنانی که دانش و مهارت‌های خاصی دارند، می‌تواند باعث اختلال در عملکرد سازمان شود.

استراتژی‌های مدیریت ریسک نیروی انسانی

برای کاهش و مدیریت ریسک نیروی انسانی، می‌توان از روش‌های زیر استفاده کرد:

1. استخدام و جذب مناسب

اطمینان از انتخاب افراد با مهارت‌ها و ارزش‌های مناسب می‌تواند ریسک نیروی انسانی را کاهش دهد. فرآیند استخدام باید شامل ارزیابی دقیق مهارت‌ها، شایستگی‌ها و تطابق فرهنگی باشد.

2. برنامه‌های آموزشی و توسعه

ارائه آموزش‌های منظم به کارکنان در زمینه‌های فنی، ارتباطی و اخلاق حرفه‌ای می‌تواند خطاها را کاهش دهد و عملکرد کلی را بهبود بخشد.

3. ایجاد محیط کاری سالم

ایجاد محیطی که انگیزه‌بخش باشد و از فرسودگی شغلی جلوگیری کند، می‌تواند بهره‌وری و رضایت شغلی کارکنان را افزایش دهد.

4. سیستم‌های پاداش و جبران خدمات

ارائه پاداش به کارکنان بر اساس عملکرد آن‌ها می‌تواند انگیزه را تقویت کرده و از رفتارهای منفی جلوگیری کند.

5. مدیریت جانشینی

برنامه‌ریزی برای جایگزینی کارکنان کلیدی به سازمان کمک می‌کند تا در صورت ترک نیروهای مهم، اختلالی در عملکرد ایجاد نشود.

ابزارهای تحلیل و مدیریت ریسک نیروی انسانی

1. ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد با استفاده از ابزارهایی مانند KPI (شاخص کلیدی عملکرد) یکی از روش‌های کلیدی برای شناسایی نقاط ضعف کارکنان و سنجش بهره‌وری آن‌هاست. این شاخص‌ها معمولاً شامل معیارهایی مانند کیفیت کار، سرعت انجام وظایف و نرخ دستیابی به اهداف است.

نحوه استفاده:

• ابتدا معیارهای کلیدی عملکرد برای هر شغل تعریف می‌شود.
• سپس عملکرد کارکنان در بازه‌های زمانی مشخص ارزیابی می‌شود.
• داده‌های به‌دست‌آمده تحلیل شده و تصمیمات مدیریتی مانند ارائه آموزش یا پاداش اتخاذ می‌شود.

مثال: در یک شرکت فروش، KPI شامل “تعداد قراردادهای نهایی‌شده در ماه” و “رضایت مشتریان از خدمات” است. اگر کارمندی در این زمینه ضعف داشته باشد، آموزش‌های فروش برای او در نظر گرفته می‌شود.

2. نظرسنجی‌های رضایت شغلی

این نظرسنجی‌ها برای شناسایی مشکلات محیط کاری و درک بهتر نیازها و انتظارات کارکنان استفاده می‌شود. رضایت شغلی مستقیماً با بهره‌وری و کاهش ترک شغلی مرتبط است.

نحوه استفاده:

• طراحی پرسشنامه‌هایی شامل سوالاتی درباره رضایت از حقوق، مزایا، مدیریت و شرایط کاری.
• جمع‌آوری بازخوردها به صورت ناشناس.
• تحلیل نتایج و اعمال تغییرات در جهت بهبود محیط کاری.

مثال: در یک نظرسنجی مشخص شد که کارکنان بخش فناوری اطلاعات از ساعات کاری طولانی ناراضی هستند. مدیریت با ارائه سیاست‌های دورکاری، این مشکل را حل کرد.

3. تحلیل ترک شغلی

تحلیل ترک شغلی دلایل خروج کارکنان را شناسایی کرده و به بهبود سیاست‌های نگهداری نیرو کمک می‌کند. این تحلیل معمولاً شامل مصاحبه‌های خروج، بررسی داده‌های تاریخی و شناسایی الگوهای رفتاری است.

نحوه استفاده:

• مصاحبه با کارکنانی که تصمیم به ترک سازمان گرفته‌اند.
• تحلیل اطلاعات جمع‌آوری‌شده برای شناسایی الگوها (مانند مشکلات مدیریتی یا کمبود فرصت‌های رشد).
• ارائه راهکارهایی برای رفع دلایل اصلی ترک.

مثال: در یک شرکت تولیدی، تحلیل ترک شغلی نشان داد که نبود فرصت‌های ارتقا دلیل اصلی خروج کارکنان است. سازمان با معرفی برنامه‌های توسعه شغلی، نرخ ترک را کاهش داد.

4. مدل‌سازی سناریو

مدل‌سازی سناریو تأثیر شرایط مختلف مانند خروج کارکنان کلیدی یا کاهش بهره‌وری بر عملکرد سازمان را شبیه‌سازی می‌کند. این ابزار به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در مواجهه با تغییرات بگیرند.

نحوه استفاده:

• تعریف سناریوهای احتمالی (مثلاً خروج 10 درصد از کارکنان کلیدی).
• شبیه‌سازی تأثیر این شرایط بر بهره‌وری، هزینه‌ها و عملیات.
• تدوین برنامه‌های پیشگیری و واکنش مناسب.

مثال: یک بیمارستان شبیه‌سازی کرد که اگر پرستاران به دلیل نارضایتی شغلی سازمان را ترک کنند، چگونه مراقبت از بیماران تحت تأثیر قرار می‌گیرد. نتیجه، افزایش تمرکز بر برنامه‌های انگیزشی برای پرستاران بود.

5. سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS)

این نرم‌افزارها برای مدیریت اطلاعات کارکنان، ارزیابی عملکرد، پیگیری اهداف و برنامه‌ریزی جانشینی استفاده می‌شوند. HRMS به مدیران کمک می‌کند تا به اطلاعات دقیق و به‌روز دسترسی داشته باشند.

نحوه استفاده:

• ثبت اطلاعات مربوط به کارکنان شامل سوابق شغلی، آموزش‌ها و ارزیابی‌های عملکرد.
• استفاده از داده‌ها برای تصمیم‌گیری درباره ارتقا، پاداش یا جایگزینی نیروها.
• برنامه‌ریزی برای جانشینی کارکنان کلیدی با شناسایی استعدادهای داخلی.

مثال

فرض کنید در یک شرکت فناوری اطلاعات، یکی از برنامه‌نویسان کلیدی تصمیم به ترک سازمان می‌گیرد. برای مدیریت این ریسک:

1. با استفاده از تحلیل ترک شغلی مشخص می‌شود که دلیل ترک او نارضایتی از تعادل کار و زندگی بوده است.
2. از طریق نظرسنجی‌های رضایت شغلی این مشکل در سایر کارکنان نیز شناسایی می‌شود.
3. با اجرای مدل‌سازی سناریو، تأثیر خروج این برنامه‌نویس بر تحویل پروژه‌ها تحلیل می‌شود.
4. سیستم HRMS برای شناسایی افراد مستعد داخلی برای جایگزینی استفاده می‌شود.
5. در نهایت، آموزش و توسعه به نیروهای موجود ارائه می‌شود تا خلأ خروج این فرد پر شود.

این ترکیب ابزارها و استراتژی‌ها به سازمان کمک می‌کند تا ریسک نیروی انسانی را به حداقل برساند.

داده‌ها و نمودارها

این نمودار به‌صورت ترکیبی نشان‌دهنده رابطه میان تعداد کارکنانی که سازمان را ترک می‌کنند و عملکرد کلی سازمان در طول چهار دوره سه‌ماهه (Q1 تا Q4) است. دو محور عمودی و یک محور افقی به طور همزمان اطلاعات کلیدی را ارائه می‌دهند:

رابطه میان تعداد کارکنانی که سازمان را ترک می‌کنند و عملکرد کلی سازمان در طول چهار دوره سه‌ماهه (Q1 تا Q4)

ساختار نمودار

1. محور افقی (زمان):
   این محور نشان‌دهنده چهار دوره زمانی فصلی (Q1 تا Q4) است که عملکرد سازمان و خروج کارکنان در هر فصل را مقایسه می‌کند.
2. محور عمودی سمت چپ (ستون نارنجی):
   تعداد کارکنانی که در هر فصل از سازمان خارج شده‌اند.
   • Q1: 5 نفر
   • Q2: 10 نفر
   • Q3: 8 نفر
   • Q4: 12 نفر
3. محور عمودی سمت راست (خط آبی):
   عملکرد کلی سازمان به‌صورت درصدی از بهره‌وری کلی.
   • Q1: 90%
   • Q2: 85%
   • Q3: 80%
   • Q4: 75%

تحلیل نمودار

• روند خروج کارکنان (ستون نارنجی):
  از فصل اول تا فصل چهارم، تعداد خروج کارکنان به‌طور پیوسته افزایش یافته است، به‌ویژه در Q4 که بیشترین خروج (12 نفر) رخ داده است.
• روند عملکرد سازمان (خط آبی):
  با افزایش خروج کارکنان، عملکرد سازمان کاهش یافته است. به‌عنوان مثال، در Q1 که تعداد خروج پایین است (5 نفر)، عملکرد در بالاترین سطح (90%) قرار دارد. اما در Q4، با افزایش خروج کارکنان به 12 نفر، عملکرد به 75% کاهش یافته است.

نکات

1. اثر مستقیم: خروج کارکنان کلیدی منجر به کاهش بهره‌وری سازمان می‌شود. این روند در طول زمان به‌صورت نزولی در خط عملکرد (آبی) مشهود است.
2. وابستگی عملکرد به نیروهای کلیدی: اگر نیروی متخصص جایگزین مناسبی نداشته باشد، این خلأ اثرات منفی بیشتری خواهد داشت.
3. نیاز به برنامه‌ریزی جانشینی: داده‌ها نشان می‌دهند که سازمان برای جلوگیری از کاهش عملکرد باید سیستم‌هایی برای شناسایی و جایگزینی نیروهای کلیدی ایجاد کند.

توصیه

سازمان‌ها باید استراتژی‌هایی نظیر نظرسنجی رضایت شغلی، تحلیل ترک شغلی و استفاده از ابزارهای HRMS را برای شناسایی دلایل خروج و جلوگیری از این روند اجرا کنند. با این اقدامات، می‌توان تأثیرات منفی خروج کارکنان بر بهره‌وری کلی را کاهش داد.

ریسک نیروی انسانی یکی از مهم‌ترین چالش‌های سازمانی است که مدیریت مؤثر آن می‌تواند تأثیر چشمگیری بر بهره‌وری و موفقیت کلی سازمان داشته باشد. با استفاده از استراتژی‌های مناسب و ابزارهای پیشرفته، سازمان‌ها می‌توانند این ریسک را کاهش دهند و محیطی پایدار و اثربخش ایجاد کنند.