تنخواه گردان چیست | نرم افزار تنخواه گردان حسابداری

به گزارش شهر بورس، حسابداری در یک شرکت فرایند پیچیده‌ای است. در واقع جزو مهمترین بخش‌هایی است که در یک شرکت وجود دارد و باید در مورد آن اطلاعات کافی داشت.

از طرفی هزینه‌های جزئی که به صورت روزانه در یک شرکت جریان دارد، تعداد قابل توجهی را تشکیل می‌دهد. به خاطر همین باید مبلغی را کنار گذاشت تا برای این هزینه‌های جزئی صرف کرد.

مبلغی که برای این هزینه‌های جزئی صرف می‌شود، به عنوان حساب تنخواه گردان شناخته می‌شود. ما در این مبحث به طور کامل برایتان توضیح می‌دهیم که تنخواه گردان چیست و چه انواعی برای آن وجود دارد و همچنین چه کسی مدیریت آن را در دست می‌گیرد.

تنخواه گردان چیست؟

در پاسخ به سوال تنخواه گردان چیست باید گفت، تنخواه گردان اصطلاحی است که به مقدار وجه نقدی گفته می‌شود که شما برای راحت‌تر کردن امور روزمره از آن استفاده می‌کنید.

یعنی با استفاده از آن می‌توانید هزینه‌های جزئی شرکت‌ها و موسسات را پرداخت کنید و کاری کنید که از تبدیل شدن آنها به یک اعداد و ارقام بزرگ جلوگیری شود.

تنخواه گردان که به آن وجه تنخواه هم گفته می‌شود، باید توسط یکی از پرسنل‌ شرکت مدیریت شود. یعنی فردی را به عنوان تنخواه‌دار انتخاب می‌کنندکه او مدیریت امور را در دست می‌گیرد و به عنوان مامور خرید شرکت یا موسسه شناخته می‌شود و می‌تواند خیلی راحت با استفاده از اطلاعاتی که در دسترس دارد، هزینه‌های جزئی را پرداخت کند.

در واقع باید همه آنها فاکتور یا قبض داشته باشد تا بعدا اثبات کند که بر اساس فلان مدارک، فلان پرداخت هزینه را در چه تاریخی انجام داده است.

اگر هزینه‌ها خیلی کم هم باشند، باید تمامی مدارک آن نگه داشته شود و این مهم‌ترین اصل تنخواه گردان حسابداری است.

زیرا بعد از اینکه دوره مالی به اتمام می‌رسد و قرار است تمامی هزینه‌های جزئی با یکدیگر جمع زده شود که معمولا تعداد آنها هم بالا است و روی همدیگر هزینه بالایی را تشکیل می‌دهند، باید به جزئیات دقت زیادی داشت تا به یکباره به اختلاف زیادی نخورند. تمامی خرج‌ها از حسابی انجام می‌شود که به آن حساب تنخواه گفته می‌شود.

حساب تنخواه باید اسناد کاملا رسمی و واضح داشته باشد. معمولا آن را به حسابداری مجموعه ارائه می‌دهند.

تمامی جزئیات مربوط به زمان پرداخت و هزینه پرداختی در آنها به ثبت می‌رسد. بعد از آن هم رسیدهای تنخواه را ثبت می‌کنند و آن را به حسابداری تحویل می‌دهند و همه آنها امضا خواهد شد.

سپس آنها را داخل بایگانی شرکت نگهداری می‌کنند. در نهایت نرم‌افزار تنخواه گردان حسابداری می‌تواند در این زمینه کمک ویژه‌ای برایتان داشته باشد و تمامی این اطلاعات را خیلی دقیق‌تر و سریعتر برایتان ارزیابی کرده و کار شما را راحت‌تر کند.

اهداف تنخواه‌گردان

تنخواه گردان حسابداری اهداف مختلفی دارد. در واقع با استفاده از آن می‌توان خیلی راحت‌تر کارها را پیش برد و دقت بیشتری را به کار گرفت.

ما در این قسمت به طور کامل اهداف تنخواه‌گردان را به شما توضیح می‌دهیم تا متوجه شدید که اصلاً چرا به سراغ افتتاح این حساب‌ها می‌روند.

پرداخت سریع‌تر و آسان‌تر هزینه‌ها

وقتی که شما حساب تنخواه‌گردانی را باز می‌کنید، خیلی راحت‌تر می‌توانید هزینه‌های جزئی و جاری را در یک شرکت پرداخت کنید.

فرقی ندارد که شرکت شما بزرگ باشد یا کوچک؛ در هر صورت دقت و سرعت کار افزایش پیدا می‌کند. حتی برای هزینه‌های ضروری و مهم هم می‌توانید از آن استفاده کنید. در نتیجه برای پرداخت‌های کوچک مجبور نیستید که به سراغ استفاده از امکانات بانکی بروید.

کم کردن عملیات حسابداری

چه چیز بهتر از اینکه عملیات حسابداری کاهش پیدا کند و همین باعث شود که فشار کار از روی افراد برداشته شده و احتمال خطا هم کم شود.

حساب تنخواه‌گردان باعث می‌شود که عملیات پرداخت تا حد زیادی کم شود و در پی آن عملیات حسابداری هم کاهش پیدا می‌کند.

در واقع هر چقدر که این پرداخت‌ها به صورت صندوق شرکت‌های پرداخت‌های بانکی باشد، سرعت عمل کم می‌شود اما اگر ما مبلغی جداگانه داشته باشیم و بتوانیم پرداخت‌های جزئی را انجام دهیم، عملیات حسابداری تا حد زیادی کاهش یافته و همین باعث کاهش فشار کار خواهد شد.

کنترل وجوه نقد

از دیگر اهدافی که در تنخواه کردن حسابداری دنبال می‌شود، این است که وجوه نقد به راحتی تحت کنترل قرار می‌گیرد.

وجوهی که شما برای هزینه‌های جزئی و نقدی کنار می‌گذارید و باید آنها را مدیریت کنید که با استفاده از این حساب‌ها خیلی راحت مدیریت خواهد شد.

نرم‌افزار تنخواه گردانی

برای اینکه تمامی این پروسه را خیلی راحت‌تر پیش ببرید و مجبور نباشید بیش از حد نیروی انسانی را تحت فشار بگذارید، می‌توانید به سراغ استفاده از نرم‌افزار تنخواه گردان بروید که تا حد زیادی به مدیریت بهتر کارتان کمک می‌کند.

در واقع این‌ها یک ابزار کاربردی هستند که با استفاده از آن می‌توانید تیم تنخواه داری را مدیریت کنید و یک پنل مدیریتی کاملا قوی را تشکیل دهید تا به صورت لحظه‌ای خیلی راحت بتوانید به وجه باقیمانده تنخواه داری و هزینه آنها اشراف داشته باشید.

با استفاده از این حساب‌ها می‌توانید گزارش‌های تنخواه را خیلی راحت تهیه کنید، پرداخت‌ها را به صورت لحظه‌ای ثبت کنید، دریافتی‌ها را مشخص کنید و با چند کلیک گزارش تنخواه را در اختیار داشته باشید.

همچنین می‌توانید گزارش‌ها را بررسی کرده، تایید کنید یا آنها را رد کنید یا در صورت نیاز آنها را اصلاح کنید. با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توانید تمامی تصاویر مربوط به اسناد فاکتورها و سندها را خیلی راحت به ثبت برسانید و آنها را پیوست کنید. این نرم‌افزارها اطلاعات کافی هم در اختیار شما قرار می‌دهند.

یعنی می‌توانید سطوح دسترسی را مشخص کنید و برای افراد مختلف مثلاً ادمین، مدیر یا تنخواه‌دار شرایط خاص را در نظر بگیرید و میزان دسترسی آنها را با یکدیگر متفاوت کنید.

در کنار این موارد؛ با دیگر نرم‌افزارهای حسابداری هم می‌توانید ارتباط داشته باشید یا اینکه فایل pdf یا اکسل را پیوست کنید یا یک سیکل و چرخه را در نظر بگیرید تا گزارش‌های تنخواه را به تایید برسانید.

مزایای تنخواه‌گردان چیست؟

برخی از مزایای قابل توجه تنخواه‌گردان عبارتند از:

به حداقل رساندن کار

سیستم تنخواه‌گردانی فشار را از سایر بخش‌ها برای پرداخت هزینه‌های خرد برمی‌دارد و حجم کار حسابداران را به طور قابل توجهی به حداقل می‌رساند.

کنترل و نظارت بهتر بر هزینه‌های خرد

در این سیستم، تنخواه‌دار گزارشی از هزینه‌ها را برای تایید در پایان یک دوره تعیین شده ارائه می‌دهد. صندوقدار ارشد می‌تواند هزینه‌ها را بررسی و تایید و به راحتی از تقلب جلوگیری کند. به این ترتیب، صندوقدار ارشد می‌داند که پول کجاست و کنترل بهتری بر تمام این هزینه‌ها دارد.

تایید آسان

فرایند تایید در سیستم انواع تنخواه‌گردان بسیار ساده است. در هر زمان، اگر صندوقدار ارشد هر گونه شک و تردید نسبت به هزینه‌های انجام‌شده بابت تنخواه داشته باشد، همیشه می‌تواند به دفتر تنخواه رجوع کند تا مطمئن شود.

جلوگیری از سو استفاده در هزینه‌ها

در سیستم تنخواه‌گردان، تنخواه‌دار ارشد حساب تنخواه را کنترل می‌کند. از آنجا که هزینه‌ها به طور منظم بررسی و حساب‌ها به سرعت ارسال می‌شوند، شانسی برای تقلب در هزینه‌ها وجود ندارد.

راحت‌تر شدن کار تنخواه‌دار

از آنجا که تنخواه‌دار مجبور به وصول و پس گرفتن هزینه‌های انجام‌شده از صندوق تنخواه نیست، می‌تواند این هزینه‌ها را دقیق‌تر ثبت کند.

تعیین هزینه‌ها

تیم مالی می‌تواند به کمک تنخواه از مقدار هزینه‌های مشابه برای یک دوره خاص مطلع شود که تا حد زیادی در تعیین بودجه تنخواه کمک خواهد کرد.

معایب تنخواه‌گردان

این روش هم مثل همه چیزها، معایبی دارد که عبارتند از:

• از آنجا که در سیستم تنخواه‌گردانی کمبود مستندات وجود دارد،خطاهای حسابداری در آن بسیار زیاد خواهد بود.
• اگر هیچ محدودیتی در هزینه‌ها وجود نداشته باشد، به احتمال زیادی کنترل هزینه‌های تنخواه از دست درمی‌رود. به همین دلیل احتمال اینکه کارکنان بیش از حد از تنخواه استفاده کنند، وجود دارد. ردیابی منبع آن هم دشوار خواهد بود.
• این روش قدیمی و ناکارآمد است و برای کسب و کارهای بزرگ مناسب نیست.

شیوه‌های ثبت تنخواه‌گردان

برای ثبت تنخواه‌گردان از دو روش استفاده می‌شود:

روش تنخواه‌گردان ثابت

در این متد با اولین پرداخت به صندوق تنخواه، این حساب به عنوان بدهکار در دفتر ثبت می‌شود. و در انتهای دوره مالی، بستانکار خواهد شد.

در روش ثابت، وجه طی مدت خاصی در حساب تنخواه‌گردان می‌ماند و صورت هزینه‌ها برای مدیر مالی ارسال می‌شود. نکته مهم در ثبت انواع تنخواه‌گردان به روش ثابت اینست که هیچ هزینه‌ای به جز هزینه‌های تعیین‌شده انجام نمی‌شود.

روش تنخواه‌گردان متغیر

در این متد مبلغ مشخصی به عنوان سقف هزینه‌ها مشخص خواهد شد. در پایان دوره مالی، تنخواه‌دار وظیفه دارد رسید هزینه و پرداخت‌ها را با مقدار باقیمانده تنخواه تحویل دهد که مجموعشان باید با پرداختی اولیه یکی باشد.

پروسه انتخاب تنخواه‌دار

حال که متوجه شدید تنخواه گردان چیست، باید در مورد انتخاب تنخواه دار هم اطلاعاتی داشته باشید.‌ تنخواه‌دار معمولاً فردی کاملاً صادق و قابل اعتماد است.

یعنی تیم او را به عنوان یک فرد معتمد می‌شناسد. هیئت مدیره هم باید او را تایید کرده باشد. نکته مهمی که وجود دارد، این است که تمامی منابع مالی که در حساب تنخواه وجود دارد، باید توسط این فرد مدیریت شده و فقط برای امور مالی شرکت خرج شود.

هیچگاه و به هیچ عنوان نباید از این پول برای منافع شخصی استفاده کرد. تنخواه دار کسی است که یکی از مهمترین و حساس‌ترین شغل‌ها را در یک موسسه یا شرکت بر عهده گرفته است.

نکات مهم برای افتتاح حساب تنخواه

زمانی که یک شرکت تنخواه‌گردان داشته باشد، باید برای افتتاح حساب تنخواه وارد عمل شود اما باید چند نکته را در این زمینه به یاد داشت.

• اول از همه اینکه تنخواه دار صلاحیت کار را داشته باشد. یعنی صلاحیت کار او به عنوان تنخواه گردانی به طور کامل به اثبات رسیده باشد.
• سپس باید وجهی را در اختیار تنخواه قرار دهند. این مبلغ باید توسط هیئت مدیره از قبل مورد بررسی قرار گرفته باشد، تاییدیه آن باید صادر شده باشد و یک بار هم پرداخت را انجام دهند و وظیفه را به فرد مربوطه بسپارند.
• زمانی که پرداخت انجام می‌شود، باید رسید دریافت شود. در غیر این صورت نمی‌توان درستی کار را پیگیری کرد و این وظیفه تنخواه‌دار است تا در آینده به مشکل نخورد.
• فردی که به عنوان تنخواه‌دار انتخاب می‌شود، حتی برای ریزترین هزینه‌ها هم باید قبض یا فاکتور معتبر داشته باشد.
• تمامی اسناد ارائه شده که مربوط به پرداخت است، باید بایگانی و نگهداری شده باشد.
• در نهایت اگر می‌خواهد تضمین محکم‌تری داشته باشد که باید چک یا سفته دریافت گردد.

جمع‌بندی

حساب تنخواه‌گردان تا حد زیادی می‌تواند به شما کمک کند که مدیریت امور مالی را در دست بگیرید. شما با استفاده از این حساب‌ها می‌توانید تا حد زیادی شرایط را تحت کنترل بگیرید و نوع مدیریت خود را مشخص کنید.

یعنی بدانید که برای هر هزینه جزئی هم که اتفاق افتاده; چقدر مبلغ پرداخت شده است و رسیدها و فاکتورها را در اختیار داشته باشید.

از طرفی هزینه‌های کوچک روی یکدیگر تلنبار نشود که بخواهد به شرکت یا مجموعه فشار وارد کند. ما در این مبحث به طور کامل برایتان توضیح دادیم تنخواه گردان چیست و چه نکاتی را باید برای آن در نظر گرفت. همچنین گفتیم که برای مدیریت بهترین می‌توانید از نرم‌افزارهای مخصوص این حساب‌ها استفاده کنید.